國際空運物流公司會有專門的工作人員負責訂艙,早些年以紙質書面的方式為主,隨著網絡信息化的發展,現在的空運訂艙人員大多采用網上訂艙的方式,空運訂艙需要提供被空運貨物的詳細信息,包括體積,毛重,貨物數量以及外包裝的類型(主要包括:紙箱、鐵箱、卡板和木箱)。
除了上述信息外,還要寫清貨物名稱(包括中文和英文),如果空運的是大件貨物,要注明長寬高(單位:厘米),然后確定航空公司的班旗和艙位,如果貨主有特別要求,需要空運訂艙人員和航空公司協商,由航空公司確定是否可以滿足貨主的特別要求。
貨主在收到空運運單和空運訂艙單后,要仔細核對,貨物入倉庫前需核對好訂艙單資料。操作員要先跟客戶核對好發貨人、收貨人,以及航空公司、英文貨名多方面資料。
操作員根據航班情況與貨物備妥情況安排貨物入倉時間,并做好報關資料銜接事宜。叮囑客戶要保證貨物外包裝與之前登記的一致,并保持外包裝的完好,避免航空公司拒載,報關資料有無準備齊全和有無隨機文件,報關資料和隨機文件要隨貨送到機場或比貨先快遞到機場報關部。